Privacy Policy Health Care Professional
Informativa sul trattamento dei dati personali per i professionisti del settore medico-sanitario
- Riferimenti normativi Ai sensi della vigente normativa in materia di protezione dei dati personali (“Normativa Privacy”), ivi incluso il Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), nonché il D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018 (il “Codice Privacy”), Recordati Industria Chimica e Farmaceutica S.p.A. (“Recordati”, o anche il “Titolare”), in qualità di titolare del trattamento, fornisce ai professionisti del settore medico-sanitario (gli “Interessati” o, al singolare, l’“Interessato”) le seguenti informazioni sul trattamento dei loro dati personali (di seguito i “Dati Personali” o anche, semplicemente, i “Dati”) raccolti e trattati dalla Società stessa nell’ambito dello svolgimento delle attività di informazione scientifica. I Dati Personali verranno trattati nel rispetto del GDPR, della Normativa Privacy e dei relativi provvedimenti applicabili emanati dall’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.
- Chi tratta i Dati: il Titolare del trattamento, il Responsabile della protezione dei dati, le persone autorizzate al trattamento Il titolare del trattamento dei Dati Personali è Recordati Industria Chimica e Farmaceutica S.p.A., con sede in Milano, Via Matteo Civitali 1, iscritta al Registro delle imprese di Milano con il numero 00748210150. Il Titolare ha nominato il Responsabile della protezione dei dati personali (Data Protection Officer, di seguito “DPO”), contattabile al seguente indirizzo e-mail: , al quale gli Interessati possono rivolgere ogni richiesta in merito al trattamento dei propri Dati Personali. Tutti i dipendenti/collaboratori di Recordati che accedono, o accederanno, ai Dati operano/opereranno sotto la diretta autorità del Titolare, sono/saranno nominati, ai sensi dell’art. 29 del GDPR e 2-quaterdecies del Codice Privacy, quali soggetti autorizzati al trattamento dei Dati Personali ed hanno/avranno ricevuto, al riguardo, adeguate istruzioni operative.
- I Dati Personali oggetto di trattamento I Dati che saranno oggetto di trattamento sono: – dati anagrafici e identificativi dell’Interessato (nome e cognome, data di nascita, sesso, codice fiscale, titolo professionale dell’Interessato); – dati di contatto dell’Interessato (numero di telefono, indirizzo e-mail, indirizzo presso cui l’Interessato svolge l’attività professionale); – dati relativi alle visite di informazione medico-scientifica e interessi manifestati, nonché tutte le eventuali e ulteriori informazioni che potrà eventualmente fornire alla Società in occasione di visite e/o colloqui con gli informatori scientifici della Società stessa (quali, a titolo esemplificativo, interessi in campo scientifico, tecnologico o della ricerca, interessi su applicazioni e piattaforme tecnologiche al servizio della medicina, interessi e comportamenti di tipo terapeutico, interessi sull’utilizzo di canali di comunicazione digitale e interessi su prodotti farmaceutici).
- Le finalità, le basi giuridiche del trattamento e periodo di conservazione dei Dati Personali
Recordati tratterà i Dati per le seguenti finalità (le “Finalità”):
Nel caso in cui la Società intendesse utilizzare i dati personali per qualsiasi altra finalità incompatibile con le Finalità per le quali gli stessi sono stati originariamente raccolti o autorizzati, la Società informerà l’Interessato anticipatamente e, ove richiesto, richiederà il suo consenso per tale attività di trattamento.Finalità del trattamento Base giuridica del trattamento Natura del conferimento dei Dati Personali Periodo di conservazione a) Svolgere attività di informazione scientifica sui farmaci e sui prodotti commercializzati da Recordati ed attività connesse (quali, a titolo esemplificativo, la presentazione dei farmaci, la raccolta delle richieste e la fornitura di campioni, nonché le attività finalizzate alla pianificazione delle visite, all’orientamento, alla guida e al monitoraggio delle attività di informazione scientifica). Art. 6.1, lett. Art. 6, comma 1, lett. b) del GDPR: esecuzione del contratto di cui l’Interessato è parte e/o esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’Interessato stesso. Il conferimento dei dati personali per le Finalità di cui al Paragrafo 4 lettera a) è indispensabile all’instaurazione e allo svolgimento del contratto stipulato e/o da stipulare con l’Interessato. Pertanto, un eventuale rifiuto dell’Interessato di fornire i Dati Personali, in tutto o in parte, per il perseguimento delle indicate Finalità, avrà come conseguenza l’impossibilità di instaurare e proseguire il rapporto contrattuale. I Dati trattati per la Finalità di cui al Paragrafo 4 lettera a) saranno conservati e trattati per tutta la durata del contratto e, successivamente alla sua cessazione, per qualunque ragione intervenuta, per un periodo non superiore a: – dieci (10) anni (i.e. il termine di prescrizione ordinario), con riferimento ai Dati Personali necessari per eventuali adempimenti legali e fiscali connessi al o derivanti dalla conclusione del contratto; – cinque (5) anni, per gli altri Dati Personali trattati dal Titolare e per i quali non sia previsto un diverso periodo di conservazione ai sensi di legge. b) Svolgere attività di informazione scientifica attraverso e-mail, Microsoft Teams o altri strumenti di comunicazione digitale o web-based (ivi compreso l’invio di inviti a partecipare a congressi, convegni o riunioni medico-scientifiche organizzate o sponsorizzate da Recordati). Art. 6, comma 1, lett. a) del GDPR: esplicito consenso dell’Interessato. Il conferimento dei Dati per la Finalità di cui al Paragrafo 4 lettera b) è facoltativo e in mancanza o in caso di revoca del consenso da parte dell’Interessato, Recordati non potrà effettuare l’attività di informazione scientifica nei Suoi confronti attraverso e-mail, SMS, Microsoft Teams o altro strumento di comunicazione web-based. I Dati trattati per la Finalità di cui al Paragrafo 4 lettera b) saranno conservati fino a che l’Interessato non eserciti il diritto di revoca del consenso prestato che potrà avvenire in ogni momento contattando il Titolare e, comunque, per un periodo di cinque (5) anni dalla registrazione all’interno dei sistemi di Recordati. c) Comunicare i Dati alle altre società facenti parte del Gruppo Recordati per lo svolgimento di loro autonome finalità di informazione medico scientifica e promozionale sui prodotti commercializzati dal Gruppo Recordati. Art. 6.1 lett. a) GDPR: esplicito consenso dell’Interessato. Il conferimento dei Dati per la Finalità di cui al Paragrafo 4 lettera c) che precede è facoltativo e in mancanza o in caso di revoca del consenso da parte dell’Interessato, Recordati non comunicherà i Dati alle altre società facenti parte del Gruppo Recordati. al Paragrafo 4 lettera c) saranno conservati fino a che l’Interessato non eserciti il diritto di revoca del consenso prestato che potrà avvenire in ogni momento contattando il Titolare e, comunque, per un periodo di cinque (5) anni dalla registrazione all’interno dei sistemi di Recordati. d) Svolgere attività di profilazione volta a migliorare l’informazione medico-scientifica promossa dalla Società tramite le visite degli informatori medico-scientifici e/o l’invio di comunicazioni in linea con gli interessi manifestati dagli Interessati e la segnalazione di eventi scientifici. Art. 6, comma 1, lett. f) del GDPR: legittimo interesse del Titolare, ritenuto prevalente rispetto ai diritti e alle libertà degli Interessati, a svolgere e organizzare l’attività di informazione scientifica sui farmaci volta a garantire un uso sicuro, appropriato ed efficace dei medicinali di Recordati. Resta fermo il diritto riconosciuto all’Interessato di opporsi allo svolgimento di attività di profilazione in qualsiasi momento, comunicandolo al Titolare utilizzando i contatti indicati al paragrafo 2 che precede. Il conferimento dei Dati per la Finalità di cui al Paragrafo 4 lettera d) che precede è facoltativo e in caso di opposizione Recordati non potrà effettuare attività di profilazione nei confronti dell’Interessato. I Dati trattati per la Finalità di cui al Paragrafo 4 lettera d) saranno conservati per un periodo di cinque (5) anni dalla registrazione all’interno dei sistemi di Recordati. - Modalità del trattamento In relazione alle indicate Finalità, il trattamento dei Dati Personali consisterà in alcune delle attività indicate dall’art. 4, comma 1, n. 2) del GDPR, ovvero: raccolta, registrazione, organizzazione, consultazione, elaborazione, cancellazione e distruzione di dati personali. Il trattamento dei Dati Personali sarà improntato ai principi di liceità, correttezza, trasparenza, proporzionalità e minimizzazione e sarà effettuato attraverso modalità automatizzate e avverrà mediante strumenti idonei, per quanto di ragione e allo stato della tecnica, a garantire la sicurezza e la riservatezza tramite l’utilizzo di idonee procedure che evitino il rischio di perdita, accesso non autorizzato, uso illecito e diffusione. Con specifico riferimento alla Finalità di profilazione di cui al Paragrafo 4 lettera d) sopra, il Titolare informa gli Interessati che tale attività ha unicamente lo scopo di creare appositi profili degli Interessati tramite l’analisi e l’elaborazione delle loro tendenze di comportamento e preferenze relative ai farmaci prodotti e commercializzati da Recordati, nonché delle preferenze di canali di comunicazione digitale al fine di creare categorie omogenee di Interessati a cui indirizzare e proporre specifiche attività promozionali in linea con le loro preferenze. Ad ogni modo, la predetta attività: – non avverrà sulla base di un processo decisionale automatizzato da cui derivano effetti giuridici o similmente significativi per gli Interessati ai sensi dell’art. 22 del GDPR; – non pregiudicherà il comportamento e le scelte di acquisto degli Interessati; – non avrà un impatto prolungato e permanente per gli Interessati, considerato che i dati personali raccolti dalla Società per mezzo dei propri informatori scientifici possono essere aggiornati in ogni momento su richiesta degli Interessati.
- Destinatari
Il Titolare informa gli Interessati che i loro Dati Personali potranno essere comunicati o resi accessibili per il perseguimento delle Finalità ad ulteriori destinatari o categorie di destinatari, in qualità di titolari autonomi o, ove necessario, responsabili del trattamento appositamente nominati ex art. 28 del GDPR, tra i quali rientrano:
• fornitori di CRM e relativi servizi di assistenza tecnica e manutenzione;
• informatori scientifici di Innova Pharma S.p.A.;
• società che svolgono analisi/ricerche di mercato;
• agenzie di comunicazione ed organizzazione di eventi;
• autorità competenti in virtù di disposizioni di legge o di normativa secondaria o comunitaria;
• altre società del Gruppo Recordati, previo consenso dell’Interessato.
L’elenco completo dei destinatari, ivi inclusi maggiori dettagli sulla sede degli stessi, è custodito presso la sede del Titolare ed è consultabile su richiesta da trasmettere ai recapiti indicati in epigrafe nella presente informativa. In ogni caso, i Dati Personali degli Interessati non saranno oggetto di diffusione.
- Trasferimento dei Dati all’estero
I Dati non saranno trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo*. Un eventuale trasferimento dei Dati Personali degli Interessati in Paesi extra-UE potrà avvenire unicamente nei termini e con le garanzie previsti dalla Normativa Privacy e, in particolare, a norma degli artt. 44 – 49 del GDPR.
- I Suoi diritti
Il Titolare informa l’Interessato che, a norma di legge, avrà sempre il diritto di revocare in qualsiasi momento il proprio consenso, laddove prestato, nonché esercitare, in qualsiasi momento, i seguenti diritti (complessivamente, i “Diritti”):
a) il “diritto di accesso” e nello specifico ottenere la conferma dell’esistenza o meno di Dati Personali che lo riguardano e la loro comunicazione in forma intelligibile;
b) il “diritto di rettifica” ossia il diritto di richiedere la rettificazione ovvero, qualora ne avesse interesse, l’integrazione dei Dati Personali;
c) il “diritto alla cancellazione” ossia il diritto di richiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima dei Dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione alle Finalità per le quali i Dati Personali sono stati raccolti o successivamente trattati;
d) il “diritto di limitazione di trattamento” ossia il diritto di ottenere dal Titolare la limitazione del trattamento in alcuni casi previsti ai sensi della Normativa Privacy;
e) il diritto di richiedere al Titolare l’indicazione dei destinatari a cui egli abbia notificato le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento (effettuate a norma degli artt. 16, 17 e 18 GDPR, in adempimento dell’obbligo di notifica ad eccezione del caso in cui ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato);
f) il “diritto alla portabilità dei Dati” ossia il diritto di ricevere (o di trasmettere direttamente ad altro titolare del trattamento) i Dati Personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico;
g) il “diritto di opposizione” ossia il diritto di opporsi, in tutto o in parte:
• al trattamento dei dati personali svolti da parte del Titolare del trattamento per un proprio interesse legittimo;
• al trattamento di dati personali effettuato dal Titolare del trattamento per finalità di marketing o di profilazione.
Nei casi di cui sopra, ove necessario, il Titolare porterà a conoscenza dei soggetti terzi ai quali i Dati Personali dell’Interessato sono comunicati dell’eventuale esercizio dei diritti, ad eccezione di specifici casi in cui ciò non sia possibile ovvero sia troppo oneroso e, in ogni caso, secondo quanto previsto dalla Normativa Privacy.
L’esercizio dei diritti che precedono non è soggetto ad alcun vincolo di forma ed è gratuito. La Società potrà eventualmente richiedere agli Interessati di verificare la loro identità prima di intraprendere ulteriori azioni a seguito della richiesta di esercizio dei diritti di cui sopra.
In ogni caso, come previsto dall’art. 38 del GDPR, l’Interessato può liberamente contattare il DPO per tutte le questioni relative al trattamento dei propri Dati Personali e/o se desidera esercitare i propri Diritti di cui al paragrafo 8 della presente informativa:
– via e-mail al DPO: .
Il Titolare informa l’Interessato che, ai sensi della Normativa Privacy, ha il diritto di proporre reclamo alla competente Autorità di controllo (in particolare nello Stato membro della propria abituale residenza, luogo di lavoro o luogo della presunta violazione), se è del parere che i propri dati personali siano trattati in modo da comportare violazioni del GDPR.
Al fine di agevolare l’esercizio del diritto di proporre reclamo, al seguente link sono disponibili il nome e i dettagli di contatto delle Autorità di controllo dell’Unione europea: https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.
Infine, qualora l’Interessato intendesse proporre reclamo all’Autorità di controllo competente per il territorio italiano (i.e. Autorità Garante per la protezione dei dati personali), il modello di reclamo è disponibile al seguente link: https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524.
- Aggiornamento e revisione
La presente informativa potrà essere oggetto di modifiche e integrazioni.
*Lo Spazio Economico Europeo (SEE) è composto da Austria, Belgio, Bulgaria, Croazia, Cipro, Repubblica ceca, Danimarca, Estonia, Finlandia, Francia, Germania, Grecia, Ungheria, Islanda, Repubblica d’Irlanda, Italia, Lettonia, Liechtenstein, Lituania, Lussemburgo, Malta, Paesi Bassi, Norvegia, Polonia, Portogallo, Romania, Slovacchia, Slovenia, Spagna e Svezia.